Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий. Создание и жизненный цикл документа в сэд

Содержание
  1. Технологии электронного документооборота — NT1300: Системы электронного документооборота — Бизнес-информатика
  2. Рождение
  3. Становление
  4. Публикация
  5. Архивирование
  6. Поддержка жизненного цикла в различных СЭД
  7. Вкладка
  8. Статус
  9. Действия со статусами
  10. Переход
  11. Действия с переходами
  12. Управление электронными документами
  13. Электронный документ
  14. Создание электронного документа
  15. Ввод и обработка документов
  16. Поддержание жизненного цикла и версионности
  17. Надежное хранение электронных документов
  18. Работа с электронной подписью (ЭП)
  19. Поиск электронных документов
  20. Поиск по штрихкоду
  21. Общий поиск
  22. Возможности аналитики
  23. Эффект от внедрения
  24. Приложения в системе электронного документооборота. Часть 2: Компоненты приложения – Документ. Логическая структура
  25. Информация в документе
  26. Жизненный цикл документа
  27. Бизнес-логика обработки документа, операции по обработке документа

Технологии электронного документооборота — NT1300: Системы электронного документооборота — Бизнес-информатика

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий. Создание и жизненный цикл документа в сэд

Документ, как мы знаем, основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

В свое время в Microsoft ввели для всех файлов, сохраняемых своими офисными приложениями, стандартную шапку, в которой задавались бы свойства, такие, как заголовок и автор. Однако на практике эта возможность не прижилась; редкий документ содержит что-то осмысленное в разделе свойств.

Не получил широкого применения и механизм сохранения различных версий документа в одном файле, реализованный в MS Office. Причина проста: без системных организационных мер и единства подхода наличие частных механизмов в конкретных продуктах не дает результата. Очевидно, что такие средства, как описание атрибутов документа, сохранение его версий и т.д.

, должны быть поддержаны в рамках информационной среды безотносительно к типу документа и приложению, с помощью которого этот документ создан.

Документ – логическая единица. Способ его хранения зависит от того, как с ним удобнее работать.

Ваш документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. Механизм COM позволяет организовать в одном файле подобие файловой системы, состоящей из аналогов папок и файлов.

Этот механизм используется, например, в Word для того, чтобы обеспечить возможность вставки в текст объектов, созданных другими приложениями.

Но это не всегда удобно; проще и практичнее хранить все части документа в отдельных файлах, каждый из которых редактируется своей программой. В большинстве СЭД отдельный документ может физически состоять из набора файлов.

Рассмотрим основной жизненный цикл документа в СЭД.

Рождение

В один прекрасный день на свет появляется новый документ. Этот праздничный для документа день в современных системах хранения фиксируется и хранится, однако в стихии обычных файловых систем можно легко потерять предысторию файла.

Достаточно, например, просто переписать на его место новый файл с тем же именем, и никто уже не вспомнит о предшественнике, не говоря уже о том, что файл, полученный из Сети, вообще не имеет “ни рода ни племени”: датой его создания всегда будет момент, когда он оказался на жестком диске вашего компьютера.

В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет “паспорта” – карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх.

Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы.

Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

Становление

Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется “черновиком” – неокрепший документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают.

Качество результирующего документа во многом зависит от того, насколько успешно и организованно он прошел через эту “черную” полосу своей жизни.

В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов (check-out, check-in).

Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения.

Когда в СЭД один из сотрудников забирает документ для редактирования, остальные увидят это и не смогут изменить документ до тех пор, пока первый не вернул его обратно.

При этом возвращенному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть, посмотреть и редактировать.

Все действия всех участников процесса документируются, поэтому никакой путаницы не возникнет.

Публикация

Это день, ради которого документ создавался и доводился до ума. Публикация – это момент, после которого документ “умирает”. Благодаря наличию механизма публикации вы можете быть уверены, что всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру.

А что если потребовалось что-то изменить в документе после публикации? Для этого на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция поддержана по-разному. Где-то создается полностью новый документ, а где-то, просто новая версия.

Архивирование

После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней. Создание архива задача непростая, зависящая от потребностей организации.

Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, которые редко используются, можно положить на менее дорогие, но медленные носители.

Для решения таких задач применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения виртуальную файловую систему сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM были встроены в Windows 2000, однако существуют и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность. Таковыми являются, например, продукты серии DiskXtender компании Legato Systems, Tivoli Storage Manager, Veritas Storage Migrator и др.

Поддержка жизненного цикла в различных СЭД

Практически все современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка.

Перечислять СЭД, в которых та или иная функциональность не поддержана, задача неблагодарная: к моменту появления этой статьи может выйти новая версия, где эта функция уже имеется.

Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной.

Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу.

Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива, хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла.

После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно “пристыковать” электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой.

Например, компания “Электронные Офисные Системы” предлагает состыковать свой продукт “Дело” с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера “Кодекс-Intranet/Internet”. Тот же самый сервер компании “Кодекс” применяет и компания “Гранит-Центр” в качестве электронного архива к своей системе “ГранДок”.

Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.

Источник: https://it.rfei.ru/course/~7Zc9/~l0tTH7wr/~NEsImNvv

Вкладка

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий. Создание и жизненный цикл документа в сэд

Жизненный цикл документа – ряд статусов (этапов), которые проходит документ в процессе существования в зависимости от типа документа. На данной вкладке настраиваются статусы жизненного цикла и переходы документа из одного статуса в другой.

По умолчанию вкладка Жизненный цикл не отображается. Для того, чтобы она стала видимой, необходимо в Карточке типа документа на вкладке Описание в блоке Дополнительные настройки поставить флажок Использовать жизненный цикл для документов данного типа.

Рис. 1. Вкладка “Жизненный цикл”

Статус

Статусы жизненного цикла документов хранятся в справочнике “Статусы жизненного цикла документа”. Он отображается в веб-приложении в разделе Справочники в папке Документы (рис. 2).

Рис. 2.Раздел “Справочники”. Папка “Документы”. Справочник “Статусы жизненного цикла”

Действия со статусами

Создание

Создать новый статус жизненного цикла можно двумя способами:

  • в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл необходимо нажать на кнопку верхнего меню Добавить статус (рис. 3);
  • в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл нажать правой кнопкой мыши по строке списка статусов документа и выбрать из контекстного меню пункт Добавить статус (рис. 3).

Рис. 3. Вкладка “Документооборот”. Кнопки добавления статуса

В открывшемся окне (рис. 4) необходимо нажать на кнопку и ввести название статуса в поле Название. При необходимости можно добавить описание статуса в поле Описание. После этого необходимо завершить создание статуса нажатием на кнопку ОК или отменить создание статуса нажатием на кнопку Отменить.

Для установки существующего статуса необходимо нажать на кнопку (рис. 4). В выпадающем списке будут отображены статусы из справочника “Статусы жизненного цикла документа”.

В папке Используемые статусы отображены только те статусы, которые использованы в данном типе документе, а в папке Неиспользуемые статусы – все остальные.

Кнопка позволит очистить строку с названием статуса.

Рис. 4. Диалоговое окно выбора статуса документа

Рис.5. Окно создания статуса документа

Редактирование статуса жизненного цикла

Редактирование статуса жизненного цикла документа возможно несколькими способами:

Рис. 6. Вкладка “Документооборот”. Кнопки изменения статуса

В открывшемся окне внести необходимые изменения и нажать на конку Ок (рис. 7).

Рис. 7. Окно редактирования статуса жизненного цикла документа

Удаление

При необходимости статусы жизненного цикла документа можно удалить. Однако при этом у типа документа должен остаться хотя бы один статус жизненного цикла.

При удалении статуса жизненного цикла во всех документах, в которых был установлен данный статус, он остается, но для других документов данного типа установить удаленный статус будет невозможно.

Удалить статус жизненного цикла можно несколькими способами:

  • в веб-приложении в разделе Справочники в справочнике “Статусы жизненного цикла документа”. Удаление статуса жизненного цикла в веб-приложении аналогично удалению записи справочника.Данным способом можно удалить только те статусы жизненного цикла, которые не участвуют в жизненном цикле ни одного типа документа. В данном случае статус жизненного цикла документа полностью удаляется из системы. При попытке удаления статуса жизненного цикла, который участвует в жизненном цикле хотя бы одного типа документа, будет выведено сообщение “Нельзя удалить статус, который участвует в жизненном цикле типа документа” (рис. 8). В данном случае следует сначала удалить статус жизненного цикла из карточки типа документа как описано ниже.Рис. 8. Ошибка при удалении статуса жизненного цикла
  • в Дизайнере ELMA на вкладке карточки типа документа Жизненный цикл нажать правой кнопкой мыши по строке списка статусов документа и выбрать из контекстного меню пункт Удалить статус (рис. 9).

Рис. 9. Вкладка “Документооборот”. Вкладка “Документооборот”. Кнопки удаления статуса

В открывшемся окне необходимо подтвердить удаление статуса жизненного цикла документа нажатием на кнопку Yes или отменить удаление нажатием на кнопку No (рис. 10). В данном случае статус жизненного цикла удалится только из карточки данного типа документа.

Рис. 10. Окно подтверждения удаления статуса жизненного цикла в Дизайнере ELMA

Переход

Переход определяет последовательность изменения статусов жизненного цикла документа.

Действия с переходами

Создание

Для создания нового перехода необходимо:

  • воспользоваться кнопкой Создать переход на панели инструментов или пунктом контекстного меню Добавить переход (рис. 11);

Рис. 11. Кнопки создания перехода

  • в открывшемся диалоговом окне введите название перехода в поле Название, описание перехода (при необходимости) в поле Описание, выберите начальный и конечный статусы переходы из выпадающего списка в полях Начальный статус и Конечный статус (рис. 12);
  • необходимо завершить создание перехода нажатием на кнопку ОК или отменить создание перехода нажатием кнопки Отменить (рис. 12).

Рис. 12.Окно создания перехода

Редактирование

Для редактирования перехода необходимо:

  • воспользоваться кнопкой Изменить переход на панели инструментов или вызвав контекстное меню перехода выбрать пункт Переименовать переход.
  • в открывшемся диалоговом окне требуется внести необходимые изменения.
  • необходимо завершить редактирование перехода нажатием на кнопку ОК или отменить редактирование перехода нажатием кнопки Отменить.

Удаление

Для удаления перехода необходимо:

  • воспользоваться кнопкой Удалить переход на панели инструментов. или вызвав контекстное меню перехода выбрать пункт Удалить переход.
  • необходимо завершить удаление перехода нажатием на кнопку ОК или отменить редактирование перехода нажатием кнопки Отменить.
  • в открывшемся окне необходимо подтвердить удаление статуса жизненного цикла документа нажатием на кнопку Yes или отменить удаление нажатием на кнопку No.

См. также:

Источник: https://www.elma-bpm.ru/KB/help/Docflow/content/Designer_vkladka_Life_cycle_index.html

Управление электронными документами

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий. Создание и жизненный цикл документа в сэд

Документы — ключевой носитель информации в компании. С ростом объемов корпоративного контента растут и требования к обеспечению документооборота: созданию, хранению, доступности и поддержанию его в актуальном состоянии.

Решение «Управление документами» позволяет:

  • полностью закрыть задачи электронного документооборота от занесения документов в систему до организации долговременного хранения, архивирования и своевременной доставки;
  • обеспечить безопасность и конфиденциальность информации через разграничение прав доступа, использование шифрования и электронной подписи и ведение подробной истории работы пользователей;
  • поддержать работу с версиями и стадиями жизненного цикла документов;
  • упростить поиск необходимой информации по реквизитам, содержанию и контексту.

Электронный документ

Одно из основных понятий, используемых в системе Directum, — электронный документ.

Каждый электронный документ системы состоит из содержимого (текст, графика, аудио или видео) и реквизитов — карточки с набором атрибутов, описывающих его (автор, тип, дата создания, корреспондент и т.д.). Реквизиты используются для поиска и группировки информации, а также формирования наименований документов в соответствии с принятыми правилами.

Карточка документа

Тело документа

Система позволяет организовать упорядоченное хранение документов, разместив ссылки на документы по папкам.

Структура папок может задаваться исходя из организационной структуры и процессов организации или личных потребностей конкретного сотрудника.

Таким образом, каждый сотрудник сможет быстро найти весь набор документов по определенной тематике. При этом лишние персональные копии документов создавать не нужно.

Для оперативной работы с большим списком документов в папках и в результатах поиска предусмотрены специальные возможности.

Пользователь может отобразить в списке видимые колонки, соответствующие реквизитам документа (автор, тип, наименование, №, дата, контрагент, корреспондент и т.д.).

С использованием фильтров и сортировки по этим колонкам подходящая информация отбирается и обрабатывается быстрее:

В папках с однотипными документами, которые требуют обязательной обработки, предусмотрена возможность выполнения одного действия сразу над всеми документами.

Например, чтобы пользователю было удобно массово обрабатывать первичные учетные документы, лежащие в одной папке, на ленте проводника предусмотрены кнопки Подписано и На доработку.

Создание электронного документа

Система Directum позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, LibreOffice, Apache OpenOffice, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для оперативного создания однотипных документов используется несколько инструментов.

Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п. При этом в текст могут автоматически подставляться поля, заполненные в его карточке.

С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста (так называемые макроподстановки), которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями.

Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров (например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка).

Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.

Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса (например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование).

При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок.

При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий.

После создания документа с помощью мастера можно автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания.

Шаг 1. Основные параметры

Шаг 2. Специфические параметры

Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение

Пользователь может занести в Directum уже готовый документ из любого файла операционной системы. В том числе создать документ можно, перетащив файл из папки ОС в проводник Directum(drag&drop).

Ввод и обработка документов

Для облегчения массовой обработки информации, в том числе с бумажных носителей, предусмотрена служба ввода документов. С помощью службы ввода осуществляется захват документов из файловой системы (например, со сканера) и с электронной почты.

Далее захваченные документы автоматически импортируются в Directum или в произвольную систему. Если дополнительно используется модуль «Инструменты Ario», документы классифицируются, из них извлекаются данные и заполняются карточки документов и РКК.

Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения.

Поддержание жизненного цикла и версионности

У документа может быть несколько версий. Благодаря этому на каждом этапе согласования сохраняйте изменения документа в его новых версиях, не создавая дубли.

Сохраняйте версии в подходящем формате: TXT, DOC, PDF и др. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую (подписанную вручную и отсканированную) загрузить в формате PDF.

Каждый вид документа (договор, счет и пр.) имеет свой жизненный цикл. В жизненном цикле задаются стадии и правила перехода между ними. Стадии некоторых документов можно изменять вручную, например, исходящих писем. Как правило, стадии документа изменяются автоматически в процессе его согласования.

Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены.

Надежное хранение электронных документов

Directum позволяет хранить документы в электронном виде как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ. В зависимости от объема контента и потребности в нем, используются разные типы хранилищ:

  • офисные документы небольшого объема, необходимые для оперативной работы, хранятся в СУБД;
  • медиаданные (видео), к которым необходим потоковый доступ, находятся в файловых хранилищах;
  • для организации долговременного архива документов используются файловые хранилища, настраивается автоматический перенос данных из оперативного SQL-хранилища в архивное.

Службы файловых хранилищ Directum позволяют управлять различным по требованиям хранения контентом из единой системы.

Благодаря этому отпадает необходимость использования дополнительных средств для архивного хранения документов, для хранения документов большого объема и т.д.

Уменьшение объема оперативных данных и времени восстановления системы после сбоя дает возможность повысить масштабируемость системы.

Размещение всех объектов в едином информационном пространстве системы Directum позволяет быстро и легко искать документы, созданные всеми пользователями, а также настраивать необходимые права доступа.

Важнейшим преимуществом системы является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается с помощью:

  • контроля и настройки прав доступа для пользователей или групп пользователей на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающих защиту от несанкционированных действий;
  • шифрования, позволяющего дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор». Шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном носителе), так и установкой обычного пароля;
  • протоколирования всех действий пользователей, которое позволяет быстро восстановить историю работы с документом.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему Directum, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

Работа с электронной подписью (ЭП)

ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.

В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов Directum, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Токены сертифицированы ФСТЭК, поэтому ЭП, установленная на документ с их помощью, считается квалифицированной.

Система Directum поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет:

  • подтвердить время формирования ЭП — не позднее времени формирования штампа времени;
  • подтвердить действительность сертификата ЭП на момент подписания, если на момент формирования штампа времени он не был отозван.

Также для повышения надежности работы с ЭП система Directum может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, например, КриптоПро и ViPNet.

Поиск электронных документов

Поиск может осуществляться по заданным реквизитам, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).

Также вы можете осуществлять специализированный поиск, используя:

  • предопределенные поиски (например, “Мои последние измененные документы”);
  • дополнительные поиски по часто используемым критериям, специально настроенные администраторами («Поиск по организации»);
  • свободные поиски, критерии которых задает пользователь системы (например, «Поиск документов» или «Общий поиск»). В том числе он может настроить специальные папки поиска, которые будут содержать объекты, соответствующие выбранным критериям. При этом папка будет обновляться при каждом открытии;
  • поиск через связанные документы и общую структуру папок, настроенных в организации.

Само окно ввода параметров поиска содержит список последних открытых документов, к которым при необходимости можно обратиться повторно.

Свободный поиск

Поиск связанных документов

Поиск по штрихкоду

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации. За счет маркировки бумажных документов уникальным штрихкодом и использования сканера штрихкодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно.

При сканировании штрихкода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.

Рабочее место, оборудованное сканером

Окно действий над найденным документом

Общий поиск

В системе Directum также предусмотрен вариант глобального поиска, при котором результатом может стать любой объект системы (документы, папки, задачи, задания).

Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться всеми источниками информации для получения необходимых данных.

Поиск отображает пользователю все объекты системы, которые содержат искомую фразу в карточке и/или в тексте объекта (в зависимости от параметров поиска).

При этом поддерживается механизм релевантности полнотекстового поиска, осуществляющий проверку соответствия результатов изначальному запросу.

Итоги этой проверки отображаются в виде рейтинга найденных объектов, по которому пользователь может провести дополнительную сортировку для облегчения поиска.

Также реализован быстрый поиск, который позволяет искать документы, задачи, задания, папки по критериям поиска Текст и Карточка с учетом последних настроек в окне общего поиска.

Алгоритм полнотекстового поиска всегда использует словоформы. Например, поиск по слову «ответ» учитывает словоформы «ответа», «ответы» и т.д. При этом «ответственный» считается отдельным словом и не попадает в результат поиска. Кроме того, поиск учитывает написание слова через «е» или «ё». Например, поиск по слову «учет» найдет результаты и с «учёт».

Администратор может настроить словарь синонимов и сокращений, используемых при полнотекстовом поиске. Например, это позволяет по запросу «договор» также находить результаты со словами «соглашение», «контракт» и «договоренность».

Возможности аналитики

Аналитические отчеты системы Directum позволяют получить сводную информацию для принятия управленческих решений. Например, для получения информации по электронным документам могут использоваться отчеты:

  • Сводная таблица по объему документооборота — предназначен для анализа всех действий, совершенных с документами на определенную дату;
  • Сводная таблица по документам — предназначен для формирования информации о состоянии документов, в том числе, о количестве создаваемых документов, авторах и т.п. С помощью этого отчета можно получить список документов с наложением каких-либо условий, например, список приказов или служебных записок, посмотреть, кто больше всех создавал документов, просматривал, изменял их.

Эффект от внедрения

С использованием решения вы ускорите процессы согласования документов, повысите оперативность доступа к информации и сведете к минимуму затраты на создание копий.

  • На 84% сокращается среднее время поиска документов
  • К минимуму сводится риск потери документов

Источник: https://www.directum.ru/solution/document_management

Приложения в системе электронного документооборота. Часть 2: Компоненты приложения – Документ. Логическая структура

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий. Создание и жизненный цикл документа в сэд
Несмотря на кажущуюся очевидность утверждения «главный компонент приложения на базе СЭД — документ, а то, что оно автоматизирует – его «оборот», на практике оказывается, что под документом в приложениях могут иметься в виду самые различные сущности. Зависит это от типа документа и характера его «оборота», т.е.

жизненного цикла обработки. Docsvision обеспечивает механизмы для реализации таких объектов.

Связано это с тем, что даже для самых типовых приложений СЭД (например, для автоматизации задач классического делопроизводства) нам было необходимо моделировать в системе документ, который описывается очень сложной структурой данных и сложным жизненным циклом.

Возможность моделировать такие сложные сущности как документ в делопроизводстве и позволила нам приобрести достаточную универсальность в реализации приложений для обработки документов различной природы. Держа в голове соображения, высказанные в предыдущей статье, попробуем описать модель сущности, которую мы называем словом «документ».

Информация в документе

Документ – прежде всего, носитель информации. Какая информация может содержаться в документе СЭД? – разного рода файлы.

При этом реальный документ в приложении СЭД может содержать:

  • один файл
  • набор версий файла (хранящих историю его изменения)
  • несколько файлов одного или разных форматов (например, договор и приложения), каждый из которых может содержать историю версий
  • более сложные структуры файлов, включающие иерархическую упорядоченность данных, например, в задачах технического документооборота (описание структуры изделия)

Возможны различные права на работу с файлами документа (в зависимости от этапа его жизненного цикла и роли пользователя) – возможность редактирования, создания версии, тех или иных документов в структуре. – набор атрибутов документа. В ECM-системах эти данные принято называть метаданными (данными, сопровождающими файл документа), что не совсем корректно, т.к. в приложении СЭД может обрабатываться документ, который не содержит файлов, а включает только структурированную информацию. В приложении СЭД правильнее было бы называть метаданными информацию о структуре документа – составе атрибутов, которые составляют структурированную часть документа, но менять терминологию уже поздно.

Итак, из чего состоит структурированная часть документа.

  • набор атрибутов стандартных типов (строка, число, дата, время)
  • атрибуты перечисления (простые справочники) – для различных типов документов атрибуты могут быть заполнены предопределенными значениями различных типов (вид договора, уровень доступа и пр.).
  • атрибуты, заполняемые из справочников, в отличие от перечислений, — это могут быть сложноорганизованные справочники (например, сотрудников, контрагентов, номенклатуры дел или товарных позиций и пр.). С одной записью справочника может быть связано несколько атрибутов документа. Например, для конкретного контрагента в документе могут сохранятся такие атрибуты как ФИО, юр. адрес, телефон и пр. В зависимости от способа обработки документа справочное поле может сохранять статическое значение выбранного элемента — справочника или ссылку, которая будет восстанавливать значение при каждом открытии документа, а, возможно, и то и другое.
  • атрибуты, специфичные для конкретной системы обработки документов. Так, например, для Docsvision — это такие атрибуты как ссылка на связанный документ, категория документа, ссылка на папку, в которой хранятся документы, номер документа, ссылка на задание, которое создано по документу и пр. Заполнение подобных полей требует определённой логики обработки в зависимости от типа атрибута.

Перечисленные атрибуты могут быть организованы в таблицы. Например, если документ содержит список номенклатурных позиций или список сотрудников, участвующих в согласовании документов или список, ссылок на другие документы, образующие пакет документов. Каждая строка таблицы может быть достаточно сложной по структуре и содержать все перечисленные выше наборы атрибутов. Иногда таблицы могут организовывать иерархии записей. Каждая строка в таблице атрибутов может содержать не только плоский набор атрибутов, но, в свою очередь, содержать таблицу атрибутов. Самый типичный случай — это список заданий, связанных с данным документом. В приложениях СЭД часто возникает необходимость декомпозировать задания, таким образом каждая строка таблицы, содержащей ссылки на задние по документу, может содержать подчиненную таблицу, содержащую порожденные от него дочерние задания.

Служебная информация – содержит данные, которые накапливаются в ходе обработки документов и которые нужны не для реализации логики приложения, а для других задач, например, аудита, анализа безопасности и производительности и пр. Это могут быть журналы фиксации фактов доступа к документу, история изменений, сделанных в документе и пр. Это, как правило, табличные данные.

Информация о достоверности – специальный вид служебной информации, с помощью которой подтверждается подлинность авторства и неизменности документа. Для этого, как правило, используются механизмы электронной подписи с использованием сертификатов.

Иногда могут использоваться и менее дорогостоящие механизмы, так, например, в системе Docsvision реализован механизм «простой подписи», не требующий инфраструктуры PKI.

Подписываться могут файлы документов и отдельные атрибуты структурированных данных, также в подпись может включаться информация о совершении операций в отношении подписываемых данных.

Системная Информация – используется приложением для выполнения различных сервисных функций и для реализации функций приложений, скрытых от глаз пользователя. К такой информации в системе Docsvision относятся:

  • Время последнего изменения данных документа
  • Информация о правах доступа к документу
  • Наличие блокировки документа или отдельных файлов (Check-in/check-out контроль)
  • Этап жизненного цикла обработки документа (состояние документа)

Как видим, документ в системе документооборота представляет собой сложный информационный объект. В Docsvision есть несколько возможностей конструировать информационную структуру и визуальный интерфейс формы документов. Низкоуровневый визуальный инструмент Менеджер карточек (CardEditor) позволяет создавать новые типы документов, описывать их информационную структуру и определять ограничение на значения полей. При использовании данного инструмента программный компонент, реализующий интерфейс документа, разрабатывается на любом языке программирования с использованием API платформы Docsvision.
Рисунок 1. Низкоуровневый инструмент CardEditor позволяет описывать информационную структуру документов.

Более высокоуровневый документ – конструктор карточек — позволяет формировать и информационную структуру, и внешний интерфейс определенного вида* документа.

Содержит набор элементов управления как общего назначения, так и специализированных.

Конструктор карточек позволяет также подключать различные программные обработчики (скрипты) к различным операциям, которые выполняет пользователь, и событиям.

*
Тип – это низкоуровневый объект, который содержит в себе описание структуры данных (схему) Например, в Docsvision изначально поставляются типы карточек Документ и Задание.

Вид – это разновидность карточки определенного типа. Настраивается при помощи справочников и конструкторов.


Рисунок 2. Высокоуровневый инструмент «Конструктор карточек» позволяет описывать информационную структуру документов и ее интерфейс. Например, в Docsvision поставляются для типа Документ виды Входящий, Исходящий и т.д. Для одного документа могут быть сконструированы несколько интерфейсов для его обработки различными пользователи на различных стадиях его жизненного цикла.

Жизненный цикл документа

В ходе своего жизненного цикла документ может проходить разные этапы обработки (разработка, согласование, утверждение, действующий, архивный). На каждом этапе жизненного цикла документа приложение должно предоставлять различным пользователям различные права по его обработке и модификации.

Например, на различных этапах обработки документа:

  • изменения могут вноситься в основной текст файла документа, только в протокол разногласий или вноситься не могут,
  • могут быть доступны для чтения и редактирования те или иные поля (метаданные) документа,
  • доступны для выполнения те или иные операции.

Соответственно на различных этапах жизненного цикла необходим различный интерфейс для доступа к вышеперечисленным действиям. Как правило, жизненный цикл документа не сводится к простой линейной последовательности этапов обработки.

Схема, описывающая этапы жизненного цикла документа, в реальной жизни может быть сложной, включать возвраты, циклы обработки и даже условные ветвления (если обработка документа развивается по различным сценариям).

В системе Docsvision имеется отдельный конструктор, позволяющий описывать жизненный цикл документа и операции, доступные на каждом этапе жизненного цикла.
Рисунок 3. Инструмент «Конструктор состояний» позволяет описывать жизненный цикл документа.

Замечание! Жизненный цикл документа описывает не процесс его обработки, а изменение документа в процессе его обработки. Обычно в ECM/BPM-системах реализуются две подсистемы – управления жизненным циклом документов (Life Cycle) и бизнес-процессами их обработки (Workflow).

Бизнес-логика обработки документа, операции по обработке документа

В приложениях с документом могут выполняться те или иные действия, причем их выполнение может содержать разнообразную логику обработки. Простейшая логика обработки связана с правилами заполнения полей документа.

Например, поле может быть обязательным или содержать какие-то ограничения (планируемая дата не может быть раньше текущей даты). Правила такого рода настраиваются в визуальном конструкторе правил заполнения полей.

Иногда может потребоваться специфическая и более сложная логика обработки правил заполнения полей, специфичная именно для приложений СЭД. Например, формирование номера документа в делопроизводстве или уникального идентификатора штрих-кода может опираться на сложные правила.

Другим примером сложных правил заполнения полей документа могут быть назначение исполнителя документа в соответствии с оргструктурой компании и структурой временных замещений. Для реализации подобных сценариев в системе Docsvision реализованы специальные элементы управления, которые также могут быть настроены.

Однако большое количество сценариев обработки бизнес-логики документа невозможно заранее предугадать. Для их реализации документ Docsvision поддерживает возможность программных расширений. Для этого можно использовать язык #C и специализированное API для доступа и управления данными документа.

Программа обработки может быть связана с любым событием, происходящим с документом – его открытием, модификацией поля или файла.
Рисунок 4. Конструктор карточек позволяет создавать различные программные сценарии для реализации расширенной логики обработки документа.

Особая группа логики обработки информации в документе связана с синхронизацией данных из полей содержимого файла (например, ячейки Excel или поля Word) документа и его атрибутами. Для этого в Docsvision реализован специальный инструмент разметки офисных документов.

В следующем разделе мы расскажем про средства оптимизации интерфейса документа для конкретного сценария использования и ролевой модели Docsvision.

Источник: https://habr.com/ru/company/docsvision/blog/263263/

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: