Стандарты. Режим хранения документов

Содержание
  1. Организация архивного хранения документов
  2. Разновидности архивного хранения документов
  3. Порядок архивирования
  4. Требования по организации архивного хранения документов
  5. Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг
  6. Как правильно хранить документы
  7. Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации
  8. Сроки хранения документов
  9. Основные виды хранения
  10. Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox
  11. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектов
  12. Чем руководствовались до выхода новых Правил?
  13. «Какие будут замечания?»
  14. Назначение новых Правил
  15. Структура и содержание новых Правил
  16. Раздел I. Общие положения
  17. Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
  18. Текущее хранение документов: порядок формирования дел
  19. Правила и сроки хранения документов
  20. Порядок формирования дел
  21. Формирование дел с помощью 1С:Документооборота
  22. Условия хранения документов в архиве
  23. Условия хранения архивных документов. Рекомендации ВНИИДАД
  24. Хранение электронных документов в архиве
  25. Размещение документов в архиве

Организация архивного хранения документов

Стандарты. Режим хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

  • Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
  • Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
  • Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
  • Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей.

При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки.

Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

  1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
  2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
  3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
  4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
  5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м.

Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м.

От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%.

Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С.

Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Источник: https://orbrm.ru/articles/organizaciya_arhivnogo_hraneniya_dokumentov/

Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации

Стандарты. Режим хранения документов

Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Сроки хранения документов

Все документы подразделяются на несколько типов, в зависимости от своего назначения и сроков хранения.

Некоторые содержать вовсе не обязательно, так как они теряют свою ценность сразу же после завершения определенной задачи. В то же время, есть бумаги, которые остаются важными на протяжении нескольких лет.

Существуют и такие бумаги, которые нельзя уничтожать.
Исходя из этого, выделяют такие сроки:

  1. Временный – до десяти лет.
  2. Временный – свыше десяти лет.
  3. Постоянный.

Чтобы определить, к какому сроку хранения относится конкретный документ, проводится специальная экспертиза – оценка ценности бумаг. Она включает:

  1. Постоянное : В эту группу включают документы, которые обладают особым политическим, научным, хозяйственным или культурным значением. Хранение документов этого типа осуществляется на постоянной основе в государственных архивах.
  2. Временное. В эту группу включают документы, которые не имеют культурного или научно-исторического значения, однако обладают практическим значением.
  3. Отбор бумаг, которые планируется уничтожить. Обычно это бумаги, не имеющие ни культурной, ни научно-практической ценности, ни практического значения.
  4. Определение и корректировка сроков хранения.

Основные виды хранения

  1. Архивное.
  2. Бухгалтерское.
  3. Государственное.

Архивное — включает государственные или бухгалтерские бумаги. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные бумаги первичного характера).

Отдельные бухгалтерские бумаги — более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Государственные — от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек).

Существуют также другие виды, которые не подлежат уничтожению – например с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к данному виду:

  • соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи;
  • световой режим для лучшей сохранности бумаг;
  • соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении;
  • обеспечение режима безопасности во избежание кражи или намеренного изменения/порчи.

Бухгалтерское — предполагает размещение в офисе или вне такового.

Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор бумаг.

Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное  — содержание в государственных архивах. В государственные архивы бумаги направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости бумаг, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования.

Вот лишь несколько преимуществ данной услуги в компании Rentabox:

  1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
  2. Полная защита и сохранность.
  3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
  4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
  5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных бумаг, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Источник: https://www.rentabox.ru/publications/xranenie-dokumentov-vidy-i-osobennosti-xraneniya-dokumentov-organizacii/

Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектов

Стандарты. Режим хранения документов

21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – новые Правила).

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций[1], а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ – Основные правила работы ведомственных архивов[2].

Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

Извлечение

из Федерального закона № 125-ФЗ

Статья 13. Создание архивов

1.

 Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы[3] для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1.

 Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов […]

Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

«Какие будут замечания?»

В ходе разработки проекта новых Правил дважды проводилось широкое обсуждение документа в среде архивистов:

  • первый раз – работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов;
  • второй раз – работниками федеральных органов исполнительной власти.

Только из государственных и муниципальных архивов пришло более 400 замечаний. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе – временной рабочей группой, в которую входили специалисты Росархива и ВНИИДАД.

Следует отметить, что многие замечания были вызваны желанием архивистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что, в принципе, было невозможно сделать, учитывая статус новых Правил как нормативного документа.

Вместе с тем некоторые замечания носили принципиальный характер, например замечание о том, что в разделе «Комплектование» проекта новых Правил недостаточно последовательно изложен вопрос об экспертизе ценности документов, в частности, из-за того, что исключенными оказались положения, связанные с номенклатурой дел.

Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера – Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[4], при доработке проекта новых Правил  было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел (сводную и структурного подразделения).

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять.

Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены.

Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Структура и содержание новых Правил

Новые Правила состоят из семи разделов:

  1. Общие положения.
  2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
  3. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
  4. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
  5. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации.
  6. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
  7. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.

В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.

Последовательность основных разделов данных Правил соответствует Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам 2007 г., хотя, как отмечали многие специалисты на этапе обсуждения, логичнее было бы начать с комплектования и закончить использованием.

Разделы новых Правил отражают основные функции архива организации:

  • организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива организации документами;
  • организация использования архивных документов;
  • передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Кроме того, в новые Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

Обратите внимание

В отличие от Основных правил 2002 г.

, Правила № 526 не содержат положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определены цели и задачи архива, его функции, права и др.).

Основное их назначение – установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Рассмотрим разделы подробнее.

Раздел I. Общие положения

Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.

Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее – организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

Обратите внимание

Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Важной особенностью новых Правил является то, что они устанавливают основные требования к организации хранения в архивах организаций электронных документов.

Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.

Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.

Виды архивных фондов организации:

  • архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
  • объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
  • архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).

Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:

  • структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
  • хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
  • функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
  • номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
  • корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
  • географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
  • авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов.

Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации – источника комплектования государственного и муниципального архива, – PDF/А.

Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/11_2015/novie_pravila/

Текущее хранение документов: порядок формирования дел

Стандарты. Режим хранения документов

При работе с документами, вышедшими из оперативной работы, в первую очередь встает вопрос правильной их систематизации. Правильная классификация документов для размещения их в делах позволит в дальнейшем существенно сократить время на их поиск. Рассказываем, как «1С:Документооборот» помогает при организации текущего хранения документов.

Правила и сроки хранения документов

Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:

  • постоянного хранения,
  • временного хранения свыше 10 лет,
  • временного хранения до 10 лет.

Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения.

Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.

Сформированные и законченные дела до передачи их в архив организации хранятся в структурных подразделениях, которые должны обеспечить сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли. 

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Формирование дел с помощью 1С:Документооборота

Формирование дел легко обеспечивается средствами «1С:Документооборота» с помощью справочника «Дела (тома)» в строгом соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. В карточку дела автоматически переносится информация из номенклатуры дел организации.

Электронная карточка дела содержит следующие сведения:

  • наименование по номенклатуре дел;
  • номер тома;
  • период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
  • количество листов;
  • место хранения.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними бумажные документы, подлежащие архивному хранению, помещаются в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения их физической сохранности, а электронные документы и карточки документов списываются в дела непосредственно в «1С:Документообороте».

Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями.

Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно) и по хронологии.

Организационные документы и локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, подшиваются в дела вместе с ними. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки. На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

Обложка дела формируется автоматически из карточки дела в «1С:Документообороте» по унифицированной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

В конце каждого года в «1С:Документообороте» дела закрываются, если они не являются переходящими, и программа запрещает списание в них документов.

Если одному из сотрудников организации понадобился документ из уже сформированного дела, то на место документа, выдаваемого сотруднику, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. «1С:Документооборот» формирует лист-заместитель по унифицированной форме.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения, в котором находится на текущем хранении документ. В «Журнале передачи»  (рис. 1) в «1С:Документоообороте» указывается факт передачи конкретных документов, находящихся в деле. Это позволяет отслеживать возврат документов и дел в дальнейшем. 

Рис. 1

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. Карта-заместитель также формируется автоматически из карточки дела (рис. 2).

Рис. 2

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.

Изъятие документов из дел постоянного хранения возможно только в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним следует проводить комплекс работ:

  • создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
  • размещение дел;
  • проверка наличия и состояния документов и дел;
  • соблюдение порядка выдачи дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, следует систематически проверять на наличие и состояние документов в них. Такая проверка обеспечит установление фактического наличия дел и соответствие их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел также проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел и карточек дел (томов) в «1С:Документообороте» с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем полистного просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в порядке, установленном законодательными, нормативно-правовыми и локальными нормативными актами.

См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Номенклатура дел: правила составления.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/75402/

Условия хранения документов в архиве

Стандарты. Режим хранения документов

В деятельности любого юридического лица образуются документы, хранение которых является обязанностью, вытекающей из ряда положений действующих нормативно-правовых актов. Каждое юридическое лицо должно обеспечить минимум условий хранения документов, обеспечивающих их наилучшую физическую сохранность.

Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования.

Любой руководитель юридического лица, столкнувшийся с проблемой хранения, обеспечения сохранности и доступа к информации к документам, независимо от формы собственности должен иметь четкое представление о том минимуме условий хранения документов, которые изложены в российском законодательстве.

В первую очередь это относится к обеспечению физической сохранности документов. Весь комплекс документов организации, подлежащих дальнейшему архивному хранению, должен храниться в условиях, обеспечивающих их физическую сохранность, создание необходимого учетно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам.

Условия хранения архивных документов. Рекомендации ВНИИДАД

Далеко не каждый руководитель имеет представление об условиях хранения документов в архиве. Вместе с тем соблюдение элементарных требований к хранению документов способно значительно увеличить срок службы корпоративной документации.

На основе многолетнего изучения практического опыта и проведенных экспериментальных исследований учеными Московского государственного историко–архивного института и Всероссийского научно исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработан перечень общих условий хранения архивных документов на разных носителях:

  1. Архив юридического лица должен иметь отдельное помещение в офисе юридического лица.
  2. Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям:
    • изолированность;
    • пожарная безопасность;
    • возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;
    • соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима.

Зачастую частные фирмы не готовы к выполнению даже минимального набора требований, поскольку считают это невыполнимым в рамках небольшой компании. Однако на деле обеспечить надлежащие условия хранения документов оказывается несложно, если руководствоваться здравым смыслом.

Например, ни в коем случае нельзя располагать архивохранилище в сыром теплом подвале, где проходят магистральные трубопроводы или канализация, несмотря на то что по метражу это помещение вроде бы, по мнению руководителя хозяйственного отдела, подходило бы для размещения архива. Сырость и излишнее тепло являются одними из самых главных факторов, крайне негативно влияющих на физическую сохранность документного носителя информации на любом (бумажном, пленочном, дискетном) носителях.

Температура архивохранилищ:

  • для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха – 50%;
  • для документов на пленочных носителях (черно-белых) температура не должна превышать 15 градусов, влажность – 40%;
  • для цветных документов – 5 градусов, влажность – 40%;
  • для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность – не более 40% .

Нельзя размещать архивохранилище выше второго этажа по соображениям пожарной безопасности. В последнее время при строительстве многоэтажных офисов крупных фирм зачастую предусматривается так называемый технический этаж для размещения структурных подразделений обслуживания офиса.

Как правило, он располагается на последнем этаже здания. В большинстве случаев там же находится и место для архива. Это решение абсолютно неверно. Во-первых, с точки зрения противопожарной безопасности, эвакуация документов архива с верхних этажей здания невозможна.

Во-вторых, перекрытия стандартного офисного здания по своей мощности не рассчитаны на монтаж на верхних этажах достаточно тяжелых металлических архивных стеллажей с архивными коробами.

Несоблюдение такого простого условия хранения документов в архиве, как невысокая этажность способно привести к технической аварии со всеми вытекающими последствиями.

Архивное помещение должно быть подключено к системам охранной и пожарной сигнализации. На окнах архивохранилища (от подвального до второго этажей) устанавливаются металлические решетки.

Дверь архивохранилища должна быть укреплена с внешней стороны металлическим листом и оборудована замком.

Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица.

Хранение электронных документов в архиве

Непростым вопросом является обеспечение условий хранения электронных документов, образовавшихся в деятельности юридического лица. Реальность такова, что эти документы в ряде юридических лиц становятся основными в документообороте. Несмотря на то что электронные документы до сих пор не имеют статуса официальных, их информационная значимость несомненна.

Место хранения электронных документов определяется руководителем организации, который решает вопрос о том, должны ли они храниться в архиве или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

  1. Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи. (Если принять во внимание, что с начала массового внедрения в работу персональных компьютеров (1991 г.) сменилось уже пять поколений, то проблема совмещения программного обеспечения для архивных носителей является очень актуальной.) Не следует забывать, что и физический срок сохранности дискеты, как показывают последние исследования ВНИИДАД, непродолжителен (без перезаписи до 10 лет).
  2. Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей и обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических и правовых норм ее защиты).
  3. Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
  4. Технические параметры режимов хранения электронных документов, которые определяются следующими государственными стандартами:
    • ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения;
    • ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение;
    • РД 50-524- 84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях;
    • ГОСТ 2 501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения.

Размещение документов в архиве

При планировании будущей расстановки документов и дел в архивохранилище следует провести анализ и выделить основные категории дел, подлежащих архивному хранению.

Прежде всего, необходимо отделить от основной массы документы с грифами «конфиденциально», «коммерческая, банковская тайна» и обеспечить им отдельный режим хранения, вплоть до создания, если это возможно, отдельного хранилища или выгородки в основном хранилище отдельного отсека для их хранения.

Все эти вопросы должны решаться в тесном рабочем контакте с руководством юридического лица и руководителем службы режима (безопасности).

Если в юридическом лице образуются виды документов, пользующиеся постоянным оперативным спросом и подлежащие архивному хранению, а их объемы велики (например, первичная банковская документация), то целесообразно создать для них отдельное хранилище с упрощенным учетом документов (например, не описям, а по журнальной форме, где записан лишь самый необходимый для поиска минимум данных). Также нужно обеспечить к ним облегченный доступ сотрудников подразделений, в которых образуются эти виды документов.

В случае с коммерческим банком, документальные комплексы этих подразделений, передающиеся в архив на оперативное хранение, должны размещаться по группам стеллажей, специально выделенных для данного подразделения, с соответствующими топографическими указателями, например «отдел вкладов физических лиц, документы дня за 2003 год».

Это также нужно учитывать при организации архивохранилищ страховых компаний, учреждений юстиции по регистрации прав на имущество и других юридических лиц, в деятельности которых образуется массовая документация, имеющая долговременное правовое или практическое применение. Например, архивы организаций технической инвентаризации жилого и нежилого фонда, где текущий архив, является информационным продуктом его деятельности.

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и
делопроизводству

Источник: http://naar.ru/articles/usloviya-hraneniya-dokumentov-v-arhive/

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: