Организация делопроизводства и документооборота в организации. Ведение документооборота Правила и порядок учета документооборота в организации

Содержание
  1. Положение О делопроизводстве и документообороте
  2. 2. Делопроизводство и документооборот
  3. 3. Организация работ с входящей документацией
  4. 4. Организация работ с исходящей документацией
  5. 5. Постановка документов на контроль
  6. 6. Организация контроля исполнения документа
  7. 7. Учет и обобщение результатов контроля
  8. 8. Рассмотрение результатов контроля
  9. 9. Организация приема телефонограмм
  10. 10. Регистрация служебных и докладных записок сотрудников техникума
  11. 11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи
  12. 12. Прием факсимильных и электронных сообщений
  13. 13. Организация телефонных междугородних переговоров
  14. 14. Организация и хранение документов
  15. Ведение и учет документооборота в организации – «Реноме»
  16. Делопроизводство с нуля
  17. Этапы организации документооборота в организации
  18. Необходимые документы для хорошего делопроизводства
  19. Этапы документооборота
  20. Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий
  21. Что такое документооборот
  22. Документооборот: определение
  23. Определение и назначение
  24. Как обеспечить оперативность движения документа оборота
  25. Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии ?
  26. Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота
  27. Основные принципы документооборота
  28. Правила хранения документации
  29. Тема 6. Организация работы с документами
  30. Понятие «документооборот» и его развитие
  31. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Положение О делопроизводстве и документообороте

Организация делопроизводства и документооборота в организации. Ведение документооборота Правила и порядок учета документооборота в организации

1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом техникума.

1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в техникуме.

1.3.

Основная цель организации делопроизводства (оформление и контроль входящей и исходящей документации, прием и передача факсимильных и электронных сообщений, а также телефонные междугородные переговоры) – обеспечение быстрого и качественного обмена информацией с учредителями, государственными организациями, общественными предприятиями, родителями, поставщиками в процессе выполнения задач, стоящих перед техникумом.

1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности техникума, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря-делопроизводителя, заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.

1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях техникума, регламентируются должностными инструкциями.

1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения техникума.

2. Делопроизводство и документооборот

2.1. В соответствии с настоящим Положением секретарь-делопроизводитель разрабатывает, а руководитель техникума утверждает Инструкцию по делопроизводству и документообороту (далее – инструкция). Данная инструкция является внутренним нормативным документом и регламентирует все операции по созданию, движению и хранению документов, происходящие в техникуме.

2.2. Руководитель техникума назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях техникума:

  • ДП директора;
  • ДП учебной части;
  • ДП бухгалтерии;
  • ДП административно-хозяйственной части;
  • ДП дополнительного образования;
  • ДП методического кабинета;
  • ДП цикловых комиссий.

Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.3.Документирование деятельно сти.

2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в техникуме, в том числе:

  • составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
  • подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
  • оформление протоколов заседаний (советов, комиссий и др.);
  • ведение деловой переписки;
  • составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).

2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:

  • Входящие документы – создаваемые за пределами техникума (или созданные в техникуме, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в техникум.
  • Исходящие документы – создаваемые в техникуме (или поступившие в техникум извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
  • Внутренние документы – создаваемые, перемещаемые внутри техникума и остающиеся в ней на хранение.

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.4. Организация документооборота включает в себя:

  • прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;
  • регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
  • организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов);
  • регистрация и прохождение внутренних документов;
  • контроль исполнения документов.

3. Организация работ с входящей документацией

3.1. Исполнение включает:

  • прием входящей документации;
  • регистрацию документа и его визирование директором;
  • доведение документа до исполнителя; проверку хода исполнения и движения документа;

3.2. Входящие документы регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале регистрации входящей документации (Приложение А) в день приема и передаются на рассмотрение директору техникума.

3.3. Рассмотренные директором документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

3.4. При необходимости ознакомления нескольких должностных лиц с данным документом, их фамилии указываются в резолюции директора.

3.5. Документы передаются на исполнение исполнителям секретарем-делопроизводителем и подшиваются и хранятся в папке входящей документации. Дата возвращения документа указывается в журнале регистрации входящей документации.

4. Организация работ с исходящей документацией

4.1. Документы, поступившие от исполнителя, завизированные исполнителем (2 экземпляр) и подписанные директором, регистрируются секретарем-делопроизводителем в «Журнале исходящей документации» с присвоением даты регистрации, кода соответствующего подразделения согласно номенклатуры дел, утвержденных директором.

5. Постановка документов на контроль

5.1. Контролю исполнения подлежат входящие, зарегистрированные в установленном порядке документы, поставленные на контроль директором или лицом его замещающим согласно резолюции.

5.2. Контроль исполнения включает:

  • предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  • снятие с контроля;
  • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Еженедельное предоставление информации директору; рассмотрение директором результатов контроля исполнения.

5.3. Постановка на контроль исполнения документов, поступающих в техникум, осуществляется согласно резолюции директора.

5.4. Поступающая корреспонденция рассматривается директором в установленном порядке, указывает в резолюции фамилию исполнителя.

5.5. В случае если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, их фамилии указываются в резолюции. В этом случае ответственность за исполнение несут все лица, указанные в резолюции.

Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или указывается в резолюции.

5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента даты постановки документа на контроль. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или содержится в тексте документа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

  • с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
  • без указания конкретной даты исполнения, в 2-х недельный срок,
  • архивные документы – не более месяца.

5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6. Организация контроля исполнения документа

6.1. Исполнители обязаны предоставлять секретарю необходимую информацию по вопросам, касающимся исполнения документов, поставленных на контроль и несут полную ответственность за ее объективность.

7. Учет и обобщение результатов контроля

7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения данного документа ответственным исполнителем.

Результаты исполнения отмечаются секретарем в журнале входящей документации.

7.2. Изменение срока исполнения производится только по указанию директора или лица его замещающего. Решение о переносе срока исполнения отражается в документе, и в журнале регистрации входящей документации.

О принятом решении директор должен поставить в известность секретаря-делопроизводителя для внесения соответствующих корректировок в журнал входящей документации и доведения решения до ответственных исполнителей.

8. Рассмотрение результатов контроля

8.1. На совещании руководителей рассматриваются результаты исполнения и причины невыполнения заданий.

8.2. По каждому невыполненному заданию директором принимается одно из решений:

  • о переносе (продлении) срока исполнения;
  • о наложении взысканий на ответственных исполнителей, виновных в невыполнении;
  • об изменении ранее принятого решения или задания.

8.3 Решения, принятые по каждому невыполненному заданию, фиксируются ведущим в протоколе совещания руководителей, имеющего силу приказа.

9. Организация приема телефонограмм

9.1. Прием телефонограмм осуществляется секретарём-делопроизводителем.

9.2. Учет входящих телефонограмм осуществляется в журнале учета входящих телефонограмм.

9.3. Секретарь знакомит под роспись с текстом телефонограммы исполнителя согласно резолюции директора.

10. Регистрация служебных и докладных записок сотрудников техникума

10.1. Служебные и докладные записки сотрудников оформленные на имя директора, визируются руководителем подразделения, регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале учета служебных и докладных записок в день приема, после чего рассматриваются директором.

10.2. Рассмотренные документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале учета служебных записок делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи

11.1. Организация отправки факсимильного и электронного сообщения включает:

  • подготовку исполнителем документа к отправке;
  • обработка и отправка документа;
  • фиксирование результативности факсимильных и электронных сообщений.

11.2. Подготовка документов к отправке осуществляется в подразделениях ответственными исполнителями.

11.3. Документ должен быть оформлен на светлой бумаге формата А4 и содержать четкий и разборчивый текст или графическое изображение. При
невыполнении этих требований исполнителем документа, секретарь не принимает документ на отправку.

11.4. Секретарь при передаче служебных документов по каналам факсимильной и электронной связи руководствуется следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

11.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

11.6. Отправка факсимильного сообщения при затруднительной передаче осуществляется многократно в течение дня, а по необходимости, переносится на следующий день.

11.7. Если по техническим причинам факсимильное сообщение не может быть отправлено в течение 2-х рабочих дней со дня подготовки, секретарь должен уведомить об этом исполнителя. В этом случае документ может быть отправлен по почте.

11.8. Оформление результатов отправки факсимильных и электронных сообщений.

11.9. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале регистрации исходящих факсимильных и электронных сообщений, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки.

12. Прием факсимильных и электронных сообщений

12.1. Организация приема факсимильных и электронных сообщений включает:

  • прием сообщений с помощью факсимильного аппарата и компьютера;
  • оформление и учет факсимильных и электронных сообщений;
  • доведение до исполнителя.

12.2. Прием факсимильных и электронных сообщений осуществляется секретарем в рабочем порядке с помощью факсимильного аппарата и компьютера.

12.3. Все распечатанные входящие факсимильные и электронные сообщения регистрируются в журнале регистрации входящих факсимильных и электронных сообщений.

12.4. Секретарь по договоренности с руководителями подразделений может удалять накопленные сообщения не чаще одного раза в месяц.

12.5. После регистрации факсимильные и электронные документы направляются директору или лицу, его замещающему для рассмотрения.

12.6. Доведение документа до исполнителя осуществляется секретарем-делопроизводителем согласно резолюции директора.

12.7. Дальнейшая работа с документом осуществляется согласно п. 3-8 настоящего Положения.

13. Организация телефонных междугородних переговоров

13.1. Телефонные междугородние переговоры осуществляются сотрудниками с разрешения руководителя с аппарата, имеющий доступ к междугородному выходу. Все результативные звонки фиксируются в журнале регистрации междугородных телефонных переговоров, который хранится у секретаря.

13.2. Длительность телефонных переговоров не должна превышать 6-7 мин.

13.3. Ответственность за учет междугородных переговоров несет секретарь.

14. Организация и хранение документов

14.1. В соответствии с Номенклатурой дел и Положением о делопроизводстве и документообороте в подразделениях формируют, оформляют дела, осуществляют оперативное хранение дел до истечения срока надобности, и затем передают их на архивное хранение в архив облпотребсоюза.

14.2. Организация хранения документов включает в себя:

  • составление и ведение номенклатуры дел;
  • формирование и оформление дел;
  • проведение экспертной комиссией экспертизы ценности документов и выделение дел на уничтожение в конце годового отчетного периода.

14.3. При уничтожении дел составляются акт и перечень документов, подлежащих уничтожению. Акт и перечень документов передаются архивариусу.

Вернуться в «Документы»

Источник: https://tuvaktep.ru/documents/21-documents/41-polohz_do.html

Ведение и учет документооборота в организации – «Реноме»

Организация делопроизводства и документооборота в организации. Ведение документооборота Правила и порядок учета документооборота в организации

Документооборотом называется движение определенных служебных документов в организации, от даты создания, получения, завершения или исполнения. При более близком изучении ведение документооборота включает следующее: регистрация, рассмотрение, обработка, контроль, подготовка к использованию и последующему хранению. Это важный процесс, который должен соблюдать лучший порядок.

Делопроизводство с нуля

Главной задачей для достижения отличных результатов является в первую очередь хорошая организация, а в нормативных актах приводятся только рекомендации по контролю и закрепленные инструкции.

Пригодится это для новой и уже существующей организации, потому что работа с документами очень важна для оптимального ведения деятельности.

Начинать, практически любую работу стоит с изучения методических рекомендаций и нормативных актов, которые могут помочь достичь оптимальных результатов, с рабочими схемами.

Этапы организации документооборота в организации

Для достижения оптимальных результатов существуют следующие этапы:

  • организация наиболее оптимального движения документооборота;
  • создание и документирование деятельности;
  • соответствующее использование и хранение документации.

Такие функции выполняет служба делопроизводства, которая имеет разнообразные названия в зависимости от типа организации и ее деятельности. Сперва будет достаточно разработать всего два положения: инструкции с закрепленными правилами работы с документацией, а также номенклатуру дел, с дальнейшим группированием и учетом документооборота при отборе, хранении или уничтожении.

Вначале только созданного предприятия, можно обойтись небольшими, но емкими по смысловой нагрузке регламентами и положениями, утвержденными руководителем.

Ко всем документам определяется такой ряд важных требований:

  • прямой поток движения, предполагающий прохождение наименьшего числа инстанций;
  • распределение между сотрудниками и руководящей веткой в зависимости от функций и обязанностей;
  • однократность, при выполнении любой операции.

Необходимые документы для хорошего делопроизводства

Для обеспечения оптимального и более организованного делопроизводства можно выделить такую классификацию по:

  1. назначению – распорядительные, оправданные и комбинированные: приказы, накладные, отчеты, распоряжения;
  2. охвату деятельности – разовые, первичные, сводные, накопительные: акты, кассовые книги, ведомости, отчеты о движении, накладные;
  3. содержанию операций – материальные, расчетные и денежные;
  4. способу написания – электронные, написанные вручную;
  5. месту создания – внутренние и внешние.

Любая информация, данные или их изменение должны быть подписаны соответствующим лицом, производившим записи или корректировку.

Этапы документооборота

Процесс документирования состоит из трех основных этапов. Первый и один из самых основных – это составление первичных документов, в которых главной единицей выделяется реквизит.

Все остальные дополнительные бумаги могут уточнять подробности операций, отображенных в первичных.

Из них можно выделить наименования, адрес, телефон и официальный бланк компании, который изготавливается в строгой отчетности и обязательно на государственном языке.

На втором, принимают и проверяют документы, с осуществлением таких проверок:

  • формальная – правильность внесения и заполнения соответствующей информации;
  • логическая – логика взаимосвязанности данных;
  • юридическая – порядок и законность при проведении операций;
  • экономическая – содержание и движение показателей;
  • арифметическая – точность и правильность расчетов.

Третий завершает общую структуру и предполагает обработку документов, где осуществляется большое количество необходимых операций, оценки, кодировки, расценок и группировки показателей.

График документооборота должен содержать информацию по созданию и обработке первичных документов, которые используются для разнообразных операций на конкретной фирме.

Важно также соблюдать правильное их хранение, осуществляемое в центральной бухгалтерии и других разделах предприятия.

Заключающим, выделяется передача в архивное помещение – текущее и постоянное, которые отличаются сохраняемым временем.

Узнайте,
как мы решим поставленные задачи

Наши сотрудники предоставят Вам консультацию бесплатно!

* – Отправляя заявку, я соглашаюсь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от Компании Реноме.

Источник: https://renome-pb.ru/vedenie-i-uchet-dokumentooborota-v-organizatsii/

Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Организация делопроизводства и документооборота в организации. Ведение документооборота Правила и порядок учета документооборота в организации

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
  2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  1. передачу на исполнение;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. первичную обработку;
  4. рассмотрение руководством;
  5. регистрацию.

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать.

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота.

Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив.

Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Всю документацию подразделяют на следующие виды:

  • кадровую;
  • производственную;
  • административно-хозяйственную;
  • управленческую;
  • бухгалтерскую.

Указанные виды делят на три категории:

  • входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
  • исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
  • внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями.

В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы.

Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Как обеспечить оперативность движения документа оборота

Документооборот: кратко о формах

Основным правилом, касающимся организации документооборота, служит его оптимизация. Необходимо максимально сократить все промежуточные «остановки», чтобы иметь возможность обеспечить оперативное движение документов. Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота:

  1. Централизованная
    — она предполагает сосредоточение всех видов документации в одном месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровая служба. На такие отделы возлагают обязанности по регистрации, обработке, хранению материальных носителей информации.
  2. Децентрализованная
    — такая форма характеризуется тем, что все документы сосредоточены в нескольких структурных подразделениях, где с ними и проводятся необходимые операции. Эта форма уместна при наличии в организации нескольких структурных подразделений, которые удалены друг от друга территориально.
  3. Смешанная
    — форма совмещает в себе все характеристики двух предыдущих форм. В отдельных службах организации регистрируют, обрабатывают и хранят определенную документацию. При этом есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через нее пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Форму документооборота выбирают исходя из размера, структуры самой организации. Для небольших компаний подходит централизованная форма, всеми файлами и бумагами занимается определенный сотрудник.

При смешанных формах в крупных компаниях создают отдельную службу, которая занимается документооборотом. Децентрализованная форма подойдет тем организациям, в которых многочисленные структурные подразделения расположены удаленно.

В таком случае документы хранятся в нескольких офисах.

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Смотреть подсказку

Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии ?

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии.

В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы.

При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.

Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота

Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая — корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).

Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.

Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.

К корпоративной системе автоматизации деловых процедур и документооборота предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.

Основные принципы документооборота

Если в организации происходит несвоевременная доставка материальных носителей информации, действия по работе с бумагами или электронными файлами дублируются, осуществляется неправильная сортировка и не обеспечивается надежное хранение, это говорит о том, что документооборот осуществляется неправильно. Такие действия могут привести к нарушению работы всей организации. Поэтому необходимо изучить основные принципы обеспечения бесперебойной деятельности:

  • четкость: все электронные файлы и бумажные носители двигаются без различного рода препятствий в четко заданном направлении, для этого разрабатывают определенную схему движения;
  • непрерывность: этот принцип обозначает постоянное движение документопотока, поможет в этом равномерное распределение нагрузки на всех ответственных сотрудников;
  • ритмичность : то есть определение сроков обработки документации, для этого разрабатывают регламент регулирования документопотока;
  • параллельность : при которой одна и та же работа не выполняется несколькими сотрудниками.

Все указанные принципы являются самостоятельными, но в то же время взаимосвязаны между собой. При нарушении одного принципа разлаживается вся система.

Схемы потока документов в организации

Смотреть все схемы

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Источник: https://bogunskaia.ru/biznes-idei/dokumentooborot-eto.html

Тема 6. Организация работы с документами

Организация делопроизводства и документооборота в организации. Ведение документооборота Правила и порядок учета документооборота в организации

Основныепонятия:

документооборот;принцип службы делопроизводства;организация документооборота;централизованный документооборот;документооборот уровня структурногоподразделения; входящий документ;исходящий документ; внутренний документ;регистрация документа; индексациядокументов в делопроизводстве; контрольисполнения документов; срок исполнениядокумента.

Понятие «документооборот» и его развитие

Понятие«документооборот» и сам термин возниклив делопроизводстве в 20-е годы. В трудахкрупных специалистов в областиуправленческого труда и делопроизводства,таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцеви др.

, были сформулированы основныеположения организации документооборота,даны теоретические обоснования главныхположений рациональной организациидвижения документов – распределениедокументов по исполнителям, сокращениеинстанций их прохождения, направлениедокументов непосредственному исполнителю,регламентацию подписания.

В литературетого времени была обоснована методикаобследования маршрутов движениядокументов, разработана технология ихдоставки.

Перваяпопытка нормативной регламентацииединых принципов организациидокументооборота была сделана в 1931 годуИнститутом техники управления в проекте«Общих правил документации идокументооборота». В проекте былиизложены правила организации работы сдокументацией и документооборота,правила приема, сортировки, доставки,исполнения, контроля отправки документов,т.е. все этапы обработки документов.

Государственныестандарты на термины и определения1970, 1983 гг.

, «Единая государственнаясистема делопроизводства» установилиединообразие понимания документооборотакак «движения документов в организациис момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки».

Утвержденная в 1988 году «Государственнаясистема документационного обеспеченияуправления. Основные положения. Общиетребования к документам и службамдокументационного обеспечения» уточнилапонятие «документооборот», включив внего и операцию «подшивка документа вдело».

ГОСТ 16487–83. «Делопроизводство иархивное дело, термины и определения»,установил определение понятия«документооборотдвижениедокументов в организации с момента ихсоздания или получения до завершенияисполнения или отправки».

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организацияработы с документами – организациядокументооборота, хранения и использованиядокументов в текущей деятельностиучреждения.

Документооборотявляется важным звеном в организацииделопроизводства в организации(учреждении), так как он определяет нетолько инстанции движения документов,но и скорость движения документов. Вделопроизводстве документооборотрассматривается как информационноеобеспечение деятельности аппаратауправления, его документирования,хранения и использования ранее созданныхдокументов.

Основнымиправилами организации документооборотаявляются:

  • оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

  • максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

  • порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдениеэтих правил позволяет реализоватьосновной организационный принципслужбы делопроизводства– возможностьцентрализованного выполнения однородныхтехнологических операций.

Основойструктуры любого документооборотаявляется документ. Все документы(традиционные на бумаге и на магнитныхносителях) в комплексе должны бытьсогласованы путем соблюдения правилособенностей представления информациина каждом из носителей.

Организациядокументооборотаэтоправила, в соответствии с которымидолжно происходить движение документов.

Организация документооборота объединяетвсю последовательность перемещенийдокументов в аппарате управленияорганизации (учреждения), все операциипо приему, передаче, составлению иоформлению, отправке (и подшивке)документов в дело.

Документооборотявляется важной составной частьюделопроизводства и информационногообеспечения управления. Четкоорганизованный документооборот ускоряетпрохождение и исполнение документов ворганизации (учреждении).

Порядокпрохождения документов и организациявсех операций при работе с ними должныбыть регламентированы инструкцией поделопроизводству в организации(учреждении) и табелем унифицированныхформ документов.

Разделяютцентрализованный документооборотидокументооборот уровня структурногоподразделения. В централизованныйдокументооборот входит вся документация,подлежащая централизованной регистрации.Документы, учитываемые только вструктурных подразделениях, составляютдокументооборот уровня структурногоподразделения.

Какправило, централизованный документооборотпредставлен организационно-распорядительнойдокументацией, а документооборот уровняструктурного подразделения –специализированной документацией,обеспечивающей основные направлениядеятельности организации (в него могутвходить и организационно-распорядительныедокументы).

В крупныхорганизациях существует отдельноеструктурное подразделение, в задачикоторого входит обеспечениецентрализованного документооборота.

Структурное подразделение можетназываться по разному: управлениеделами, канцелярия, общий отдел и т.п.

Ворганизациях, где объем централизованногодокументооборота не настолько велик,чтобы им занималось самостоятельноеподразделение, функции по его поддержаниюмогут быть возложены на секретаряруководителя организации.

Выделяюттри основных типа документов, составляющихцентрализованный документооборот.

Входящийдокументдокумент, поступившийв учреждение. Большинство входящихдокументов должны порождать соответствующиеисходящие, в установленные сроки. Срокимогут быть установлены нормативнымиактами, предписывающими то или иноевремя ответа на соответствующий входящийдокумент, или могут быть указаннынепосредственно во входящем документе.

Исходящийдокументофициальныйдокумент, отправляемый из учреждения.Большинство исходящих документовявляются ответом организации на входящиедокументы. Некоторая часть исходящихдокументов готовится на основе внутреннихдокументов организации. Небольшое числоисходящих документов может требоватьпоступления входящих документов(например, запросы в другие организации).

Внутреннийдокументофициальныйдокумент, не выходящий за пределыподготовившей его организации.Данные документы используются дляорганизации работы учреждения(организации), так как они обеспечиваютцеленаправленное решение управленческихзадач в пределах одной организации.

Квнутренним документам относятсяорганизационно-правовые,организационно-распорядительныедокументы.

Самостоятельные группывнутреннего документооборота составляютпротоколы и акты, плановые и отчетныедокументы, документы по учету материальныхи денежных средств, оборудования,внутренняя служебная переписка(докладные, объяснительные записки)личного состава и т.д.

Через канцеляриюпроходят не все внутренние документы,а только переписка наиболее крупныхструктурных подразделений организации(особенно если они территориальноразнесены) и приказы руководителяорганизации. Через канцелярию такжепроходят внутренние документы, порождающиеисходящие документы.

Схема движения и технология обработкидокументов

Источник: https://studfile.net/preview/5906190/page:26/

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: